e-gradiva					Excell	EWB
						SERŠ Maribor		Avtorji	Primeri

ZBIRKE PODATKOV

Excel ni program namenjan za izdelavo zbirke podatkov (odločimo se raje za Access ali za Visual Fox Pro). Kljub temu pa lahko izdelamo učinkovite manjše zbirke podatkov. Za razliko od delovnih tabel, v katerih prevladujejo odvisne vrednosti, so tabele podatkovnih baz sestavljene predvsem iz znakovnih in številskih konstant, ki jih vnesemo v posamezne celice.

Seznam je niz vrstic na delovnem listu, v katerih so sorodni podatki, kot je podatkovna zbirka naročil ali seznam imen strank in njihovih telefonskih številk. Seznam lahko uporabite kot podatkovno zbirko, na katerem so vrstice zapisi in stolpci polja. V prvi vrstici seznama so oznake stolpcev. Excel ima številna orodja, ki vam olajšajo upravljanje in analiziranje podatkov na seznamu. Da bi izkoristili ta orodja, vnesite podatke na seznam po navodilih.

Velikost in mesto seznama

• Izogibajte se temu, da bi imeli več seznamov na enem delovnem listu, ker lahko nekatere možnosti upravljanja, kot je npr. filtriranje, istočasno uporabite samo na enem seznamu.
• Pustite vsaj en prazen stolpec in eno prazno vrstico med seznamom in drugimi podatki na delovnem listu. To Microsoft Excelu olajša izbiro seznama, ko razvrščate, filtrirate ali vstavljate samodejne delne vsote.
• Ne puščajte praznih vrstic in stolpcev na seznamu, da bo Microsoft Excel lažje izbral seznam.
• Ne postavljajte podatkov levo ali desno od seznama, ker se lahko zgodi, da podatkov ne boste videli, ko boste filtrirali seznam.

Oznake stolpcev

• Ustvarite oznake stolpcev v prvi vrstici seznama. Microsoft Excel uporablja te oznake za izdelavo poročil in pri iskanju ter organiziranju podatkov.
• Za oznake stolpcev uporabite pisavo, podatkovno vrsto, poravnavo, obliko, vzorec, obrobo ali slog velikih začetnic, ki je drugačen od vidne oblike podatkov na seznamu.
• Uporabite obrobe celic, da bi vstavili črte pod oznake in s tem ločili oznake od podatkov. Ne uporabljajte praznih vrstic ali črtkanih črt.

Vsebina vrstic in stolpcev

• Oblikujte seznam, tako da bodo vse vrstice imele podobne elemente v istem stolpcu.
• Ne vstavljajte dodatnih presledkov v začetek celic, saj lahko spremenijo rezultate razvrščanja in iskanja.
• Ne uporabljajte prazne vrstice za ločevanje oznak stolpcev od podatkov v prvi vrstici seznama.

Delo s podatkovnimi zbirkami temelji na treh osnovnih operacijah:

razvrščanje

podatke vnašamo v baze neodvisno od drugih. Razporedimo jih lahko z razvrščanjem ali indeksiranjem.

izbiranje

prikažemo lahko samo tiste podatke, ki zadovoljujejo postavljene pogoje

statistična izračunavanja

izračunamo lahko povprečno vrednost, vsoto...

Nove sloge lahko dodajamo v našo tabelo neposredno ali pa z ukazom Obrazec.... Pred izvršitvijo ukaza označiti je priporočljivo označiti področje, kjer se nahaja zbirka podatkov. V kolikor področja ne označimo, bo Excel sam poskušal poiskati skladišče podatkov, kar pa vedno ni uspešno, še posebej, če imena slogov niso v prvih vrsticah. Sloge lahko odvzemamo (Izbriši) in dodajamo (Nova). Vrednosti iz pogovornega okna bo program sam prepisal v preglednico. Pogovorno okno je namenjenju tudi preiskovanju in ne le vnašanju podatkov.

 Gor     e-gradiva     Excell       - Nazaj -   -naprej -  

SERŠ Maribor : Strokovna gimnazija : 1998 : Borut Čuček, Leonard Polanec, Igor Kmetič